Oleh Ts Abdul Mueiz Rosli
DALAM kebanyakan organisasi, teknologi sering diperkenalkan untuk mempercepat urusan, menstruktur data, mengurangkan kebergantungan kepada dokumen fizikal dan memperkukuh pemantauan operasi.
Dari sudut teknikal, sistem digital dibina untuk memastikan ketekalan atau keseragaman data, meningkatkan traceability serta mewujudkan rekod yang boleh diaudit. Namun di lapangan, penerimaan pengguna tidak sentiasa mudah. Masih ada yang melihat sistem digital sebagai sesuatu yang membebankan, lalu menganggap kaedah manual lebih praktikal dan selesa.
Keadaan ini memperlihatkan pertembungan antara budaya kerja lama dengan tuntutan kerja baharu. Generasi terdahulu lebih terbiasa dengan proses manual dan dokumentasi fizikal, manakala generasi semasa lebih dekat dengan automasi, data masa nyata dan kecekapan proses. Walaupun begitu, teknologi tidak seharusnya dilihat sekadar sebagai alat pemodenan, tetapi sebagai platform yang membentuk semula cara kerja manusia agar lebih teratur.
BERDASARKAN PENGALAMAN DALAM PEMBANGUNAN SISTEM, ANTARA CONTOH APLIKASI YANG SERING DIANGGAP MEMBEBANKAN PENGGUNA ADALAH SISTEM BERASASKAN PEMETAAN, SISTEM KEHADIRAN DAN SISTEM VERIFIKASI
Dalam sistem pemetaan, sebahagian pengguna lebih selesa menggunakan kaedah tradisional iaitu di atas kertas kerana merasakan sistem GIS memerlukan kefahaman teknikal yang lebih tinggi, khususnya melibatkan layers, koordinat, atribut spatial dan navigasi antaramuka digital.
Dalam sistem kehadiran pula, masih ada pengguna yang lebih selesa dengan kaedah manual kerana sistem digital menuntut pematuhan yang lebih tinggi melalui rekod masa yang tepat, pengesahan langsung dan jejak data yang boleh disemak semula. Dalam sistem verifikasi pula, sebahagian pengguna lebih cenderung mengemas kini rekod dari workstation sendiri kerana proses digital menuntut komitmen kerja lapangan, pengesahan fizikal, semakan lokasi sebenar dan bukti yang sah.
Dari sudut teknikal, sistem yang baik bukan sekadar memaparkan borang dalam bentuk digital, tetapi membina kawalan proses melalui validasi input, standardisasi aliran kerja dan padanan data secara konsisten.
MAKLUMAT YANG DIMASUKKAN KE DALAM SISTEM TIDAK BOLEH HANYA LENGKAP PADA PERMUKAAN, TETAPI PERLU SAH DARI SUDUT STRUKTUR, MASA, LOKASI DAN IDENTITI PENGGUNA.
Malah, aspek identiti ini boleh diperkukuh melalui integrasi atau penjajaran dengan inisiatif identiti digital nasional seperti MyDigital ID, supaya proses pengesahan pengguna tidak hanya bergantung pada kredensial asas semata-mata.
Atas sebab itu, elemen seperti timestamp, geotagging, log transaksi dan pengesahan berlapis menjadi komponen penting dalam menjamin integriti data, kebolehkesanan proses dan kebolehpercayaan rekod.
MyDigital ID sendiri diperkenalkan sebagai penyelesaian identiti digital negara untuk pengesahan identiti yang lebih selamat dan dipercayai, manakala kerajaan juga menegaskan bahawa tata kelola baik perlu menjadi paksi pentadbiran negara dengan penekanan kepada integriti, akauntabiliti, kecekapan penyampaian serta pendigitalan dan teknologi kecerdasan buatan (AI) dalam perkhidmatan awam.
Apabila asas digital ini kukuh, AI boleh berperanan sebagai lapisan nilai tambah yang lebih strategik. AI bukan sekadar untuk automasi, tetapi boleh digunakan untuk menganalisis pola data, mengesan ketidakselarasan rekod, memberi amaran awal terhadap kemungkinan ralat atau ketidakpatuhan, serta membantu proses sokongan keputusan.
Ini bermakna AI bukan menggantikan manusia, tetapi memperkukuh keupayaan sistem untuk mendidik pengguna bekerja dengan lebih tepat dan berasaskan bukti.
Penegasan kerajaan bahawa program digital dan AI sangat mendesak di setiap jabatan juga menjadikan penggunaan AI dalam tadbir urus lebih relevan, asalkan dilaksanakan secara terkawal dan beretika.
Selain itu, teknologi juga memainkan peranan penting dalam tadbir urus kerja melalui konsep auditability dan accountability. Apabila setiap tindakan mempunyai jejak digital, organisasi bukan sahaja dapat mengesan apa yang dilakukan, tetapi juga bila, di mana dan oleh siapa tindakan itu dilaksanakan.
Dalam konteks ini, teknologi membantu mengurangkan kebergantungan kepada ingatan manusia, andaian atau kelonggaran proses manual. Sebaliknya, sistem digital membina budaya kerja yang lebih berpaksikan bukti, pematuhan prosedur dan semakan semula yang lebih objektif.
Namun, rungutan terhadap sistem sebegini tidak semestinya menunjukkan teknologi itu gagal. Dalam banyak keadaan, teknologi sebenarnya sedang menutup ruang kerja yang terlalu longgar.
Sistem digital memperkenalkan kawalan input, penyeragaman proses, pengesahan berasaskan bukti dan audit trail yang menjadikan setiap tindakan lebih mudah ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
Di sinilah letaknya peranan teknologi yang sebenar. Teknologi bukan hanya memudahkan urusan, tetapi turut membentuk disiplin kerja. Malah, apabila digabungkan dengan AI yang digunakan secara terkawal dan beretika, teknologi bukan sahaja mampu merekod kerja, tetapi juga menilai pola, menyokong semakan dan membantu organisasi bertindak dengan lebih awal. Justeru, transformasi digital tidak boleh diukur hanya pada jumlah aplikasi yang dibangunkan.
Nilai yang lebih penting adalah sejauh mana teknologi, termasuk AI, berjaya membentuk budaya kerja yang lebih tepat, telus dan bertanggungjawab. Dari sudut seorang teknologis, inilah makna sebenar pembangunan sistem, iaitu bukan sekadar membina aplikasi yang berfungsi, tetapi membina ekosistem kerja yang memandu manusia ke arah integriti.
Persoalannya, adakah kita benar-benar menolak teknologi kerana ia membebankan, atau sebenarnya kita masih berdepan cabaran untuk menyesuaikan diri dengan disiplin dan tuntutan integriti yang lebih tinggi yang dibawa oleh sistem digital?
*Penulis ialah Pegawai Teknologi Maklumat Kanan, Pusat ICT, Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)
